Procédure d'inscription

Le candidat est validé après son entretien

L'inscription ne commence jamais d'elle-même. Elle démarre lorsqu'un recruteur passe un candidat au statut VALIDÉ depuis la fiche candidat.

• Un email part automatiquement le soir même, à 18 h, avec un lien personnel vers le formulaire d'inscription.
• Ce lien porte l'identifiant du candidat et celui de sa session : c'est lui qui rattachera l'inscrit à la bonne formation. Un lien copié à la main, sans ces identifiants, fait perdre ce rattachement.
• Si le candidat n'a pas donné suite, une relance part automatiquement au bout de trois jours.

Le formulaire d'inscription

Le candidat complète son dossier : état civil, coordonnées, adresse, nationalité, situation, inscription à France Travail et identifiant le cas échéant, numéro de sécurité sociale, et le consentement RGPD.

• Le numéro de sécurité sociale est chiffré avant enregistrement et n'apparaît jamais dans les exports.
• Le code postal mérite une attention particulière : c'est lui qui, plus tard, permet de déduire le numéro d'engagement France Travail.
• À l'envoi, le candidat reçoit un accusé de réception. Cet accusé ne contient aucune date : la date d'entrée est fixée par la direction et communiquée séparément, une fois arrêtée.

Enregistrement et bascule du statut

• La ligne d'inscription est créée en premier. Le statut du candidat ne bascule en INSCRIT qu'une fois cette ligne réellement enregistrée : en cas d'incident, le candidat reste VALIDÉ et peut recommencer, plutôt que d'apparaître inscrit sans dossier.
• L'action est inscrite au journal (« Inscription complétée »).
• Si la session atteint son seuil minimum d'inscrits, une alerte « session prête à activer » part à la direction.

L'écran « Inscriptions »

Les inscrits y sont regroupés par session, les sessions classées par date. Un groupe « Sans formation affectée » recueille tous ceux qui ne sont rattachés à aucune session : c'est la zone d'attente.

• Rattacher quelqu'un : le faire glisser depuis la zone d'attente vers le groupe de la session voulue. On peut cocher plusieurs lignes puis en glisser une seule pour déplacer tout le lot.
• Ordonner : la poignée à gauche permet de réordonner les inscrits dans une session ; l'ordre est conservé.
• Suivre : chaque inscrit porte un statut de formation — En attente, En cours, Terminée.
• Une session dont tous les inscrits sont « Terminée », ou dont la date est passée, peut être masquée de la vue. Rien n'est supprimé.
• Inscrire en direct permet d'ajouter quelqu'un sans passer par le formulaire — à réserver aux cas particuliers, car le dossier créé n'est rattaché à aucune candidature.

Convoquer, quand la session est calée

Depuis l'écran Inscriptions, cocher les personnes concernées puis « Envoyer la convocation ». La fenêtre demande le nom de la formation tel que le candidat doit le lire, le lieu et, si besoin, la durée.

• L'email ne mentionne aucune date d'entrée : elle est communiquée à part, une fois arrêtée.
• Le nom de la formation est obligatoire, et un libellé interne comme « Autres » est refusé.
• Chaque envoi laisse une trace : mention sous le nom de l'inscrit, et ligne au journal avec l'auteur.

Export des stagiaires

Une fois la session calée, le bouton « Exporter Digiforma » crée les stagiaires dans la session Digiforma choisie. L'identifiant Digiforma est alors conservé sur l'inscription, et la mention « Exporté » apparaît dans la liste.

C'est Digiforma qui prend ensuite le relais : émargements, convention, attestations.

Ce qui fait dérailler l'inscription

• Envoyer le lien nu. Le lien du formulaire sans les identifiants fait perdre le rattachement à la session : l'inscrit atterrit dans la zone d'attente et doit être glissé à la main. Toujours privilégier le lien de l'email de validation.
• Changer la session sur la fiche candidat après l'inscription. Le changement ne suit pas automatiquement sur la ligne d'inscription : il faut aussi déplacer l'inscrit dans l'écran Inscriptions.
• Code postal incomplet. Sans lui, le numéro d'engagement France Travail ne peut pas être déduit et la facturation se bloque en fin de parcours.
• Inscrire en direct par confort. Le dossier n'étant rattaché à aucune candidature, l'historique du candidat est perdu.